朝のスタンドアップミーティングで業務効率・コミュニケーションの改善を《準備編》

こんにちは。プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

 

スタンドアップミーティングとは?

 

いってしまえばスタンドアップミーティングとは、起立して行う15分程度の簡易進捗会議です。アメリカの会社で広まって、日本にもやってきました。

 

スタンドアップというぐらいですから、立って行います。しかし、実はスタンドアップミーティングの真骨頂は立って行うことじゃないんです。たしかに立ち上がって仕事すると生産性が高くなるという神話に取り憑かれている経営者・上司は存在します。しかし、スタンドアップミーティングの極意は立つことそのものにあるのではなく、「時間が極めて短く、限られていること」にあるのです。

 

5分から15分。

 

この短い時間で、打ち合わせには何ができるでしょうか。耳を傾ける価値がないような社内社外のゴシップ、自慢話、腕組みして雰囲気を出すだけのベテラン社員といった、生産性の真逆ともいえる存在が除外できます。そして、話題も限定され、クイックに会議を進めていくことができるのです。

 

この時間の有限性こそが、日本の労働環境に足りないものでした。テレワーク(リモートワーク)が新型コロナウイルス感染症という思わぬ存在によって導入された結果、次々と生産性向上策が打たれています。

 

20200405追記
現在のリモート環境(リモートワーク)では、この記事を朝のショートビデオ会議として読み替えてください。また、紙のカンバンはデジタルカンバンのJiraの活用を推奨します。

突然ですが、貴社では社内のチームコミュニケーションを円滑にするために、どのような活動を実施していますか? 弊社では、クライアント様に対して1日の業務の始動を円滑にするための、朝のスタンドアップミーティング(ショートミーティング)の導入を支援しております。

一般的な朝礼は一方的なもの、あるいは一部の方が発表を行う形式が多いですが、弊社で指導するスタンドアップミーティングは基本となるカンバン方式に加え、独自の運用を採用しています。

快適な環境でミーティングを行うためにも、事前にいくつかの準備が必要です。

1.情報共有のためのカンバン  

・3Mのイーゼルパッド
・大型ホワイトボード
・大型のタッチパネル式ディスプレイ(シャープビックパット75インチ推奨)+JIRA Software

2. ハイテーブル

3.ペン/ポストイット等の文房具

4. 大きめのデジタル時計(アラーム機能つきを推奨)

5. ちょっとしたお菓子

3Mのイーゼルパッド/ホワイトボード/大型ディスプレイは、 メンバーが現在何を行っているかを一覧で確認するために使用します。 その場でタスクの移動が起こることもあるため、タッチパネル式のディスプレイを推奨します。

なお、ディスプレイは大型のものを使用してください。小さなディスプレイは書いている文字が小さくなってしまうこと、また一覧性が低いことからお勧めできません。

3Mのイーゼルパッド/ホワイトボードでステータスを表現する場合は、

・Backlog(これから作業すること)

・Doing(今作業していること)

・Done(完了した作業)の列を作成します。

大型ディスプレイを利用する場合は、JIRA等のアプリケーションで同様のレーンを作成します。(JIRAでのスタンドアップミーティングのやり方については別記事で説明)

ハイテーブルは、ポストイットやお菓子などを置くために使用します。 仕事中にPCを持ち寄り、話をする時にも便利です。
場の空気を和ませるためにも、クラッカー・チョコレートなどのお菓子類を用意するのがおすすめです。 たまに高級チョコレートや、軽食などを準備してみるのもよいでしょう。

上記5つの準備が完了したら、いよいよミーティングのスタートです。

ミーティングの詳しいやり方や、夕方に行うクローズミーティングの実施方法については、また別の記事で詳しく紹介いたします。 アジャイル的に物事を進めていくためには、柔軟な思考は欠かせません。

カンバン方式のスタンドアップミーティングを実施することで、コミュニケーションの改善はもちろん、「柔らかいフォーマット」での活動推進・仕事のモチベーションアップを図ることができるのです。

最近では、オフィスでモーニングソリューションを行う企業様が増加しています。 ぜひ朝の時間を有効活用し、すっきりとした気分で1日の仕事に取り掛かりましょう。

JIRAを活用したスタンドアップにご興味がある場合は弊社までお問合せください。