開発で差し込み作業が多い

こんにちはプロセスコンサルタントのYoshiyaです。

業務をタスク化までしたことで見える化は進んだのですが、差し込み作業が多いと相談されることがあります。

差し込み作業というのは、

・計画時に想定していなかった作業  個人/チーム内等
・突発的に話が出てきたものについての作業依頼 他の部署等

のようなことが良く起きます。

■ 突発な作業の要因は
内的なものと外的なものがあります。
開発作業をスムーズに進めていくには極力エンジニアの手を止めない様に差し込み作業を減らす必要があります。

まず、内的な要因として
作業の想定が作業者本人だけで行われチーム内のコミュニケーション不足により発生するものが大半です。これは、作業者を含むチームの情報共有の仕方を再確認する必要があります。

■情報共有のタイミングの定期化とこまめな共有
計画 ステータス共有 振り返り を同じサイクルで回すことでチーム内の情報共有のタイミングを揃えます。また計画は週の初め、振り返りは週の終わりに設定します。ステータス共有は基本的には朝早い段階でチームメンバーと共有をします。

時間が経つと最初は小さなギャップだったものが大きくなってしまったりします。極力変化が小さい時にチーム内で共有をします。それにより差し込みとなる前に事前に計画に織り込む流れを作ります。

機械的な感じと思われるかと思いますが、定期的にさらに細かく情報共有する仕組みを組織に織り込むことで情報共有のための余計な調整等が排除でき変化もとらえやすくなります。

■外部(他部門)からの依頼情報の取り込み

外部からの依頼等が突然に感じてしまうケースがあります。これも差し込みの要因の一つです。
外部からのリクエストはどのように受けているのでしょうか?メールやチャットで受け付けているであればその情報は断片的にしかみえません。さらにメール等は関係者が入っていないことなどがあるため伝達でのロス等が発生します。
外部(他部門)からの依頼情報の取り込みは、基本チケット等のシステムを利用することを推奨します。
チケット管理システムにより、一覧化された情報(バックログ)から優先度を決めて対応します。その優先度の判定は社内である一定のルールを設定する必要があります。
声の大きな部署が優先となるとは限りません。
会社での優先度(一般的には顧客に対する)で判断します。

チケット管理による対応で少しは対応する物の概要がわかり、計画時に反映しやすくなります。

うちのチームは割き込み作業が多いなと思ったら、内部(チームの情報共有の仕方)と外部(社内リクエストのバックログ化)を検討してみてください。

運用改善やコンサルティングについての相談は以下URLからご連絡ください。
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投稿者: Yoshiya Takabayashi

社員全員が自立・改善・共有できるツールの開発・導入を通じ、アジャイル経営へのサポートをいたします。

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