システム・ツールのパフォーマンスを引き出すにはシステム・ツールに合った運用にする必要がある

こんにちはプロセスコンサルタントの高林です。

クライアント先で良くあることですが、導入しているシステムやツールの性能を出しきれていない場合が結構多いのです。

話を聞くと単純に担当者が対応でない場合の他、IT部門や業務部門の方針なのか運用ルールなのかシステムの運用縛りのようなことが設定されています。

例えばJIRAの場合ですと、課題(チケット)自体は権限により別のプロジェクトでも閲覧することができます。
他のプロジェクトの課題(チケット)を閲覧できることがJIRAの良い機能なのですがこの課題運用をあえて使っていない導入企業が結構あります。
権限周りの設定を見直す場合が必要なケースもありますが、管理者がいろんなプロジェクトを行ったり来たりする手間を考えると設定で解消できることはすっきり活用したほうが良いと思います。


システムやツールのパフォーマンスが出せていない状況にはいくつかの理由があると思うのですが、

1つ目は、設定する担当者の方がそもそも機能を知らない 
→ まずは俗人化している状態を排除する必要がある
外部の意見を参考にしないIT部門のスタッフや社内の俗人化は会社のパフォーマンスが引き出せない判断をしている可能性がある
定期的な機能のキャッチアップが必要です。

2つ目は、業務に効果のある設定があることは知っているのだが、メリットを感じずに使っていない(本当の意味で機能を知っているわけではない)
→ 現状の使い方対しての改善が行わていない。ツールはバージョンアップすることで機能が増えていることもあるため担当者はツールの機能についてキャッチアップが必要
サポート企業との契約がある場合は、定期的なフォローを組み込んでもらう等が必要

3つ目は、業務に効果のある設定があることを知っているが、担当者がツールの高度な設定ができないため積極的な運用ができない
→外部リソースを使う等を含めて運用の改善を行う

4つ目は、 業務に効果のある設定があることを知っているが、設定のための費用が工面しない(できない)等
→ 本当の意味でのコストメリットを見ていないため一度集中的に検討された方が良い
ツールがしっかりと使えない方が現場の工数増大等により結果コストに跳ね返る


この他にもいろいろなケースはあると思いますが、いろいろなツールはコストも掛かっているためしっかりと使った方が結果的には会社のためです。
時に、積極的にツールを運用しないというポリシーも理解できますが、ツールの機能はバージョンアップと共に変化していくためそのポリシーも定期的な見直しが必要かと思います。

俗人化的な対応であったり、コストを渋ったりすることでツールのパフォーマンスを引き出せてない場合があるので導入しているツールを定期的に棚卸しするようなことを推奨します。

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投稿者: Yoshiya Takabayashi

社員全員が自立・改善・共有できるツールの開発・導入を通じ、アジャイル経営へのサポートをいたします。

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