広義のシステムを変える必要がある

プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

先日、プロセスマッピングのワークショップを開催しました。ワークショップの題材は会議招集までのプロセスの見える化でした。会議招集は会社の文化やルール・設備の使い方等会社の色が非常にでます。

グループウエアを使っているのが大半となった時代でもまだ メールやチャットで最初に招集可能時間を聞いたり、電話したりと様々です。

プロセスマッピングをすると自分たちがルールとツールが何も戦略が無い状態で運用されていることが理解できます。

お互い自己開示するルールがあるか?

その会議の日程を調整することに1年間でどれくらいの作業を行っているでしょうか?
会議の日程調整は、相手のスケジュール(予約可能時間)が見えているかどうかにより調整の難易度がかなり変わります。

グループウエアを導入していることで効率的になっていると思いきやかなり古いしきたりでまだ会議招集をされている企業はかなり多いと思います。

例えば、グループウエアを利用しているとして、自分の会議や作業予定で会議を招集して欲しくない時間を見えるようにしていますでしょうか?

これは自己開示をお互いすることで予め会議招集を受け入れる日時を開示し調整コストを削減することができます。
*様々なシーンでネゴシエーションすることが組織の見えないオーバヘッドとなります。

自分が何をやっているかを開示することをルールとして運用されている企業は会議以外の情報共有もスムーズです。
会議招集をスムーズにするには、ツールの前に、自分の状態を開示することを企業内でルール化することが前提として必要です。

ツール+運用ルール(前提条件)≒ 実際の運用

プロセスマッピング自体はプロセスを見るための手法ですが、プロセスマッピングに加えて、運用ルール(暗黙のルールを含む)を明らかにすることで広い意味でのシステム改善に着目していただければと思います。

ツール+運用ルール(前提条件)≒ 実際の運用(企業運営のための広い意味のシステム)

ツールを入れるだけでは、効率化はできません。またいくら運用ルールがしっかりしていても、見える化や調整のための作業が手間になると効率は上がりません。適切なツールが必要です。

タスクの見える化は弊社アトラシアン製品のサポートを通じて支援をしております。また、作業効率の向上のための運用ルール改善(情報共有や会議の仕方)についてもアドバイスを行っております。詳しくは以下、Atlassian サポート&トレーニングを参照ください。