広義のシステムを変える必要がある

プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

Connpass 初心者向け 要件定義/言語化ワークショップ vol.1
https://innoov-it-workshop.connpass.com/event/143412/

今週末に初心者向け 要件定義/言語化ワークショップ vol.1を実施します。

今回はプロセスマッピングのワークショップを通じて狭義のシステムと広義のシステムを感じ取ってもらおうと思っています。

ワークショップの題材は会議招集です。

会議招集は会社の文化やルール・設備の使い方等会社の色がでます。

グループウエアと使っているのが大半となった時代でもまだ メールで最初に聞いたり、電話したりと様々です。

会議招集の”目的”は情報共有や意思決定等様々です。

その目的が達成できればそもそも会議すら必要でない場合もあります。

会議を行う時間の調整についても、相手のスケジュール(予約可能時間)が見えているかどうかにより調整の難易度がかなり変わります。

グループウエアを導入していることで効率的になっていると思いきやかなり古いしきたりでまだ会議招集をされている企業はかなり多いと思います。

例えば、グループウエアを利用しているとして、自分の会議や作業予定で会議を招集して欲しくない時間を見えるようにしていますでしょうか?

これは自己開示をお互いすることで予め会議招集を受け入れる日時を開示し調整コストを削減することができます。

自分が何をやっているかを開示することをルールとして運用されている企業は会議以外の情報共有もそのスケジューリングで行うことができます。

プロセスマッピング自体はプロセスを見るための手法ですが、プロセスマッピングに加えて、運用ルール(暗黙のルールを含む)を明らかにすることで広い意味でのシステム改善に着目していただければと思います。

まだいくつか参加枠が空いていますのでご興味のある方は参加ください。

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投稿者: Yoshiya Takabayashi

社員全員が自立・改善・共有できるツールの開発・導入を通じ、アジャイル経営へのサポートをいたします。

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