こんにちは、プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

最近は特に工数削減を意識したツール導入が進んでいると思います。レポートなどの自動化等改善方法はいろいろありますが、工数の改善はツールだけでなくルールやモノの決め方によっても大きく削減できることがあります。

私は、企業内で工数改善を進めていく上で大きく3つの改善すべきものがあると考えています。

1つ目 物理的なワークフローやツール類の改善

2つ目 社内のルール(ツールの運用を含む)や慣習(暗黙のルール)の改善

3つ目 チームや組織の物事の決め方や進め方の改善(エンタープライズアジャイルフレームワークやワークフローのフォーマットなどの導入など)

今回は、 1つ目 物理的なワークフローやツール類の改善 についてです。

1つ目の改善の物理的なワークフローやツール類の変更によりショートカットできるプロセスを削減して結果的に工数を削減するものとして

例えば、ファイルサーバへ保管している場合

現状、①ファイルを作成→②ファイルに記入→③ファイルサーバへ保存→④保管先を連絡するメールを書く→⑤メールでメンバーへ通知→⑥メンバーはリンクを開く→⑦ファイルの中身を見る

というプロセスがあるとします。

このプロセスをConfluence等の情報共有ツールで共有する場合、

①Confluenceにログイン→②記事を作成→③関連するメンバーにメンションすることで通知を発信する→④メンバーはConfluenceへアクセス→⑤Confluence上で内容を確認する

情報を共有する目的は同じでも、全体のプロセスから1-2つのステップが削減できます。

この1つ例だけだと大したことが無さそうですが、これが全社員が毎日朝から晩まで実行されていると、ファイルの保存・通知などのプロセスが面倒になりコミュケーションミスの原因となってしまいます。

プロジェクトやタスクフォースのステータス共有を毎週指定のフォーマットで報告書などを使って報告する場合はもっと複雑で大変です。

Confluence 上にJIRAのステータスを表現することができるため、ステータスの報告に社内の工数を”無駄”に使うことが不要となります。社内の工数は効率的に利用し、もっと顧客のために時間を割くべきだと考えます。

また面倒なことをずっと行っていると業務に対してストレスを感じることもあります。

業務の正確性や不正を避けるためにも業務手順は重要ですが、手順を意識せずに仕組みの中に組み込まれて自然と仕事が進む環境を構築する必要があると考えています。

さらに、その作業が周りから見えていることが重要なポイントでもあると考えます。次に何をやるべきかが判断しやすい環境にすることが業務スピードを上げるポイントになるかと思います。*昨今経理部門などでの不正などが多くありますが、私は経理部門の処理について、システムにログインせずとも社員のシステムのタイムラインや大型ディスプレーで処理の件名くらいは見せても良いとも思っています。

今回は、以下についてまとめます。

1つ目の 物理的なワークフローやツール類の改善として以下の部分をポイントとすると自然なプロセスから業務スピードが上がってきます。

  • 自然な業務フローへ ‐自然に情報が共有できる仕組みを採用し、自然に作業ができる”環境”にする(数ステップの作業の削減)
  • 見える化により次のアクションに対して準備された状態にする ‐ 周囲に公開され共有されることで誰かがアドバイスできる状態にする

1つ目については上記以外にもポイントはあると思いますが、私がお勧めするのは、”楽に作業し次の手が打てる状態”にすることです。

2つ目/3つ目のポイントについては来週またblogに書きたいと思います。

2つ目 社内のルール(ツールの運用を含む)や慣習(暗黙のルール)の改善

3つ目 チームや組織の物事の決め方や進め方の改善(エンタープライズアジャイルフレームワークやワークフローのフォーマットなどの導入など)

Confluenceについてご興味がある場合は、弊社サイトの問合せリンクからお問合せください。

よろしくお願いいたします。