こんにちは、プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

前回のブログで社内の業務を改善する上での3つの改善するエリアについて以下提示しました。

1つ目 物理的なワークフローやツール類の改善
2つ目 社内のルール(ツールの運用を含む)や慣習(暗黙のルール)の改善
3つ目 チームや組織の物事の決め方や進め方の改善(エンタープライズアジャイルフレームワークやワークフローのフォーマットなどの導入など)

前回は1つ目の物理的なワークフローやツール類の改善についてを中心に話を進めました。全社で毎日行う処理は1つ2つのステップが無くなるだけでストレスが軽減できます。単純に作業工数だけでなく手間によるストレス軽減も改善による効果です。

今回は、2つ目の 社内のルール(ツールの運用を含む)や慣習(暗黙のルール)の改善 についてです。

社内には謎の暗黙のルール(昔からやっている事・手続き)や非効率な活動が横行しています。

例えば以前のblogにも書きましたが、1つの例として会議招集のプロセス等は会社の考え方や改善が行き届いてるか等が見える部分です。他にも削減できそうなルールや手順はあるでしょう。

会議自体の効率化をする企業はありますが、会議招集の効率化を進めている会社はあまり拝見したことがありません。

この会議招集の部分は工数削減やスピードを上げることができる部分の1つです。

ただ、この会議招集 会社によってやり方が様々です。

かなりその会社の暗黙のルールによって招集されています。

例えば、スケジュールツール等で招集する前に一度電話をしないといけないとか

場合によっては、面と向かって話をしないと会議の日を設定できない会社もあります。

お互い非効率と感じていても自分たちだけで楽になる方法を選択できないため仕方なく今までの方法を採用しているたけなのです。

その一方で効率的なプロセスを採用している会社では、招集できる時間を設定して事前のコミュニケーション無しで会議招集できる会社もあります。

さらに会社によっては、プロジェクトやタスクフォースが立ち上がると必ず専用スペースが割り当てられるため、その場所に必ず朝10時にみんなで集まるなどのルールで会議を代用するような会社もあります。

ITシステムやファシリティー(会議室等)のツールは社内のルールを変更すると快適な作業環境となります。

今社内のプロセスが”重い”なと感じる方は楽になる運用やルールをチームで考えて実行してみることをお勧めします。

少しの改善でストレスが軽減されることもあります。

なかなか業務の進め方やルールをディスカッションすることは無いと思いますが、数か月に1回は業務の振り返りとして今の作業の仕方について議論してみるのはどうでしょうか?

業務改善い関わるツール導入等についてご興味がある場合は、弊社サイトの問合せリンクからお問合せください。

よろしくお願いいたします。