こんにちは プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

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社内の情報連携等がうまくいっていないと考えるマネジメントやIT部門は一度複数の部門で、現状の業務について”出来ていること”と”やりにくい”ことをグループで振り返りのワークショップを実施することを推奨します。

情報連携上手くいかない理由は様々な条件が重なりその状況が表現されています。 システムを入れ替えて改善できる部分もあるでしょうが、 その前に情報伝達の意義や目的を理解してもらうことが必要です。作業の重要度が分からないとツールの理解を上げたり、作業で集中できない状態となります。

そこで、現状把握のため、ワークショップによりボトルネックとなっている部分についてチーム単位で確認を実施します。
各部署の問題の傾向をとらえることができます。 ワークショップで重要なことの一つとして、必ず現状の運用について”ポジティブな部分”と”改善が必要な部分”の両方を複数枚各人にポストイット等で記入してもらいます。 それは必ず各個人に意見を必ず書いてもらうことでワークショップにコミットしてもらうためです。*ポストイットを出したがらない人は、会社やその組織に対して不信感を持っている傾向があります。

最終的に手段としてシステムの入れ替えになるのか、改修となるのか等は効果の問題もありますが、何かしらの改善案に繋がるヒントをチーム(現場)はもっています。

まずは各チームとのワークショップによって問題点の傾向をとらえることで社内の問題点の傾向から広くシステム変更をかけることで多くの改善を取り込めることになります。

まずはチームでの振り返りを試してみてください。