オンラインでの会議やディスカッションは”テーマ設定”と”ファシリテーターや会議での意思決定者の設定”が重要

こんにちは プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

世の中外出しにくい状態がまだ続いています。

1か月前くらいはリモートワークでの対応を推奨するというくらいでしたが、今ではリモートワークは必須の状態となっています。

先月2月6日アトラシアンのイベントに出展した後、2回ほどイベントを行いましたが、2回ともオフラインの対応を止めオンラインだけの対応としました。

弊社は初めてのリモートイベント(ウェビナー)で製品説明会をやってみたのですが、なかなかオフラインのイベント運営と勝手が違うこともあり戸惑いもありました。参加者の方の運営に対しての意見も参考にすることができ経験値を得ることができ徐々にオンラインイベントに反映をさせていっています。

先日:3月28日(土)も、別のイベントも行いましたがこちらはZOOMを使ってディスカッションをやってみようというイベントでした。このイベントは参加者と一緒にオンラインでディスカッションを行ってみるという企画ものでした。
5名の参加者のみなさんと弊社を含めた運営側との10名でオンラインでのディスカッションを行いました。

このイベントでは参加者だけでなく、運営側もいろいろとZOOMの機能を試すことができました。

ブレイクアウトルーム(部屋の分割)と言われる機能で、10名を5名+5名にリアルタイムに分割する機能をイベントで試すことができました。

https://support.zoom.us/hc/ja/articles/206476093-%E3%83%96%E3%83%AC%E3%82%A4%E3%82%AF%E3%82%A2%E3%82%A6%E3%83%88%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%A0%E5%85%A5%E9%96%80

更に、 https://ideaboardz.com/ という振り返りやディスカッションを行うためのツールもイベントで利用し実際に意見を交換することができました。

ただ、ツールだけでオンラインでのディスカッションができるかというとやはり課題はありました。

今回のイベントでは大きく3つの課題を感じました。

①どんな話をして誰が最終的に物事を決めるのかが分からない → テーマと意思決定者の設定  *ツールで情報を集めても決められない

誰がどの順番で話して良いのかわからない → ファシリテーションが重要

③ネットワーク回線の品質が低いとオンラインでのディスカッションに影響する(聞こえにくい) → 回線はなるべく有線または安定したWIFI環境が良いかと思われる  *この際、通信品質を意識して通信機器やキャリアの選定をしてみてはどうでしょうか?

①②は運営面のことですが、会議やディスカッションで安定したアウトプットを出せるように会議進行や議事録のフォーマット化や運営について決めごとが必要と思われます。

アトラシアン製品は情報共有ツール(コラボレーションツール)として社内の情報共有の効率化に寄与しますが、それに加えリモートワークでの仕事の進め方等についても支援できるように運営を強化していきます。アトラシアン製品他、ZOOM/slack等のツールについてもまとめてサポートを行いますのでご相談ください。