令和の人事 ①採用をラクにする 

これから数回に分けて、人事部のマネージャー層向けにアトラシアン製品やその他クラウド製品の活用方法をご紹介していきたいと思います。リモートで実現することを前提として書いていきます。
実は前から人事部にフォーカスした記事を書こうと考えていました。改めて書こうと決めたきっかけは、Twitterです。少し前から大学生低学年の就活専用アカウントが一気に増えています。積極的に情報収集している学生が目立ち始めています。#Twitter就活 や #就活垢 というタグも以前より多く見るようになりました。これから採用がますますオンライン化されていくと思います。
今では有名なZOOMですが、弊社が頻繁に使い始めたのはちょうど昨年度の採用活動の面接のときでした。

なぜHRツールではなく、アトラシアン製品なのか?と思うと思います。その理由は、チームのちからです。
アトラシアン製品はタスク管理やプロジェクト管理ツールと認識されがちですが、それだけでなく社内のあらゆる管理に汎用することができるからです。逆を言えば、これからご紹介していくアトラシアン製品は人事向けだけでなく、社内の全ての部署で使用することができ、あらゆる管理をする際に連携することができます。つまり、会社を1つのチームとして捉えた活動がしやすいのがアトラシアン製品の最大の魅力なのです。このご時世、各部署のまとまりや会社全体としての統制はとても大事になってきます。人事部はヒトを扱う部署です。アトラシアン製品を使って、会社のチームワークを高めましょう。

1.採用をラクにする
2.できるマネージャーになる
3.すぐに聞ける仕組みをつくる

採用をラクにする
Jira Service Desk

まず、採用がオンライン化されていくと、いかに素早く応募者に対して対応ができるかが大事になってきます。わざわざ説明会に行く必要もなければ、面接会場の準備も要りません。いつでもどこでも採用活動をスタートすることができる企業が増えます。

採用活動をされている企業であれば、必ず採用のフローがあると思います。まず応募書類を確認して、次にテストを受けて…採用のステップは企業によって様々です。この流れ、なんとなくできているとは思うのですが、この流れを毎回確認しておさらいしている方、或いは全体像はあまり考えずにとりあえず目の前の与えられた作業から取り組む方、たくさんいるのではないでしょうか。

あるビジネスイベントで聞いた話ですが、ビジネスをする上では再現性がキーになります。誰でも同じようにその仕事ができる、つまりタスクを渡したときに全く知らない人がどのくらいそのタスクに取り組むことができるかということです。もちろんある程度の説明は必要、教えるということも大切です。ですが、頭の中でフローが整理されていないと、誰かに教えることができません。さらに言えば、その整理の仕方や解釈が人によってバラつきがあると、教えてもらった人によって意味が変わってしまいます。これでは会社として或いは部署として、同じ方向感をもって仕事に取り組むことができません。特定の人がナレッジを支配してしまっている状態は組織にとってあまりよくありません。再現性を高め、スピードアップしましょう。

Jira Service Desk (ジラサービスデスク)では、採用のフローをつくることができます。ここで言うフローとは大まかにいうと、応募→書類選考→選考課題→面接→採用 のようなものです。

Jira Service Desk上で採用の流れを設定することで、チームのみんなが全体の中のどこまで進んでいるのかを客観的に把握することができます。また、チケットを見ることで、今どこまで進んでいるのかを知ることができます。チケットの閲覧権限は細かく柔軟に設定することができます。採用担当者が変更されても、進捗や自分が取り組んだタスクをチャットやメールで連絡する必要はありません。なぜなら、相当するチケットを見れば進捗状況や今までのやり取りが一括で見ることができるからです。

上の写真は、応募者に返信する場面です。弊社はこの通知をSlack(チャットツール)上で受け取っているため、Slackから通知を受け取り、チケットを開いたときの状態になります。このチケット上部にはメールでいう相手の本文が表示されており、チケット下部のコメントに返信内容を入力をして返信をします。Saveを押すと、相手にメールが届きます。採用側がメールを開かなくても、応募者から見るとメールでやり取りをしているように見えています。

また、採用の進捗状況も同時にメールで届きます。この応募者(外部)の人に進捗状況をしっかりと伝えてあげるということは意外と忘れられがちなのではないでしょうか。社内の見える化だけでなく、外部へも進捗を発信してあげることはとても大切なことのように思えます。

お決まりの文章があれば、それを自動入力することも可能です。その場合は、Automation for Jiraを使います。


返信等の作業はPCからはもちろん、スマホから入力することや通知を確認をすることができます。

このように、採用活動自体を仕組み化することで、採用担当者にも応募者にもリアルタイムで今の状況を知ることができます。見える化されたあとは、細かいところをチーム内でしっかりと話し合いましょう。昨年と比べてどういう人を採用したいと変わったのか、細かいチェックポイント等のニュアンスは抽象的なのでビデオ会議で話しましょう。決まったルールやタスクはConfluence(ドキュメント管理ツール)に書き、いつでも検索できるようにします。

次回もお楽しみに

Have a nice day!