リモートワークための情報共有の課題をConfluenceが改善します

プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

まだコロナの影響で弊社もリモートワークを行わなくてはなりません。
リモートワークができるのに実際に実施している企業は30%程度でしょうか?もっと実際は低い数字かもしれません。
リモートワークを実施せずオフィスに出社を続けている企業では紙での処理があったり、システムがリモートワークに対応できていない等の問題でリモートワークができない状態かもしれません。
しかし、今出社している企業も、社内で感染者がでると今できている社内の処理がだんだん出来なくなります。
今の状況は各企業・個人で出来る限りの対策を行っていくことが必要です。


ところで、そもそもリモートワークを円滑に行うためには

社内情報の共有ができていること

が前提です。*この前提があり、さらにタスク管理等を行うことで管理効率を上げることができます。

この情報共有とはメールでファイルを送った、ファイルをファイルサーバに保存しているということではありません。

ある探したい情報が1つの場所に集まっていないと

  • ビデオ会議で人に聞く・メールをする・チャットをする
  • メールを探す
  • ファイルサーバを探す

という無駄な作業をすることになります。

リモートワークは周りに同僚がいないので、少なくともチャットやメールで知っていそうな人に投げかける必要があります。

人によっては、チャットやメールで同僚に聞く事が面倒であったり、ストレスとなったります。そのため人に聞かずに、いろんな場所の情報を検索することを行ったりすることで無駄な時間を使ってしまいます。

会社の規模によっては情報を集める場所がいくつも分かれており情報を探すことが非常に面倒なケースが多いです。

うちはチャットが入っているから大丈夫と言われる場合がありますが、チャットではファイルや議事録などの情報が流れる(見えなくなる)ため欲しい情報を探すことが大変になります。*この状況ではチャットが非常に増えていると思います。そのため

この情報共有のためのツールとしてアトラシアンはConfluenceを提供しています。

ConfluenceはアメリカのG2と言われるレビューサイトや日本のITレビューサイトでナレッジマネジメントツールとして非常に高評価です。

https://www.g2.com/categories/knowledge-management

ITレビューサイトのITreview Best Software in Japan 2020。では全てのITツールの中で13位という高評価でした。

https://www.itreview.jp/best-software/2020

アトラシアン Confluenceのレビュー

https://www.itreview.jp/products/confluence/reviews

Confluenceのレビューには社内のノウハウやナレッジの情報共有だけでなく、各プロジェクト単位でで、議事録や資料(ファイル)なども一括で管理できるため、プロジェクトの管理/情報共有が非常に効率化された等様々な事例が書かれています。

今後もリモートワークを続ける必要があると想像します。

今情報共有があまりうまくいっていないと思うのであれば情報共有を効率化するツール Confluence等のツール導入を推奨します。

現在弊社はリモートワークを支援するパッケージを提供しています。

まだコロナの影響は続くと思われます。

弊社はConfluence等のシステム導入やコンサルティングをZOOMのリモートで対応いたします。

リモートワークや情報共有・タスクの見える化など改善についてのご相談は弊社サイトのチャットまたはお問い合わせまでお願いいたします。

まだ注意する日が続きますが頑張りましょう。