令和の人事 ③すぐに聞ける仕組みをつくる

最近読んだ記事の中に、働き方の「民主化」が起きているという記事がありました。会社主導ではなく、自分自身でワークスタイルを選ぼうという動きのことです。

しかし、個を重視するばかりに組織としての全体感や統制が整っていないと意思決定が進みません。意思決定のスピードを上げるためには、仕組み化をすることが大切です。

今日のお話はその1つとして、社内のコミュニケーションをすっきりさせる仕組みをつくることです。

1.採用をラクにする
2.できるマネージャーになる
3.すぐに聞ける仕組みをつくる

すぐに聞ける仕組みをつくる
Confluenceで検索


「これどうすればいいんですか」
「調べても見つかりませんでした」
「分かりませんでした」
「ご教示いただけないでしょうか」

リモートで働いていらっしゃる方もオフィス勤務をしている方も、チャットやメールで多くのやり取りをしています。
ですが、近くの席の誰かに聞こうとしても、すぐに聞くことができないのがリモートです。

そんなときはコンフるです。

ここでのコンフるとは、Confluence (コンフルエンス)内で検索をするという意味です。Confluenceとは、社内Wikiです。社内のナレッジから議事録まで様々な情報をテンプレートを使用して編集・閲覧することができます。部署ごとやページごとで閲覧権限等も設定できます。制限をかけたい部分のみに鍵をつけ、基本的にオープンにすることで、ナレッジをすぐにさくっと検索することができます。

アジャイル 検索結果

コンフると上の写真のように検索結果が出てきます。
これは文字だけでなく、PDFファイルに入った文字等も結果に出てきます。
ConfluenceはIT Reviewでも非常に評価が高いです。


誰もがConfluenceに知っていること、新たに覚えたことを書くようにします。そうすることで、新人や中途が突然入社退社しても、すぐにコンフることができます。その都度連絡をすることも減り、教育担当者の負担も軽減されます。

チャットツール上で議事録を書いたり、業務でのコツを載せて共有することは必要です。ですが、社内のどの部署も使っているツールがない場合、情報を渡す人が複数人存在します。すると情報の行き来に多くのコストがかかってしまいます。大事なのは情報共有ではありません。

新人教育に



情報共有に当てるコストを減らし、意思決定や信頼関係構築の時間をつくりましょう。さらには会社の本来の役割である、価値提供に集中しましょう。

リモート環境の中、普段通りにコミュニケーションができずに、社員のモチベーションの維持や信頼関係の築き方にお悩みの方も多いと思います。
今だからこそ、社内のナレッジやタスクを見える化をして、特定の人に管理や業務のボリュームが偏ることのないよう、そして何よりも管理がラクにできるように変えていきましょう。

Have a nice day!