開催前に読んでおきたい Zoomウェビナーガイド③運営体制

Zoomウェビナーを開催するために必要な運営体制について書きます。

ウェビナー当日は、いかに参加者に時間を当てることができるかと同時に、後で振り返るための材料をしっかりと残せるかが大事です。できるだけ、その場凌ぎの対応を減らすように準備をしていきましょう。

1. まずはじめに
2. 事前準備
3. 運営体制
4. フォローアップ

弊社の場合、当日の時間配分は大きく分けて
・事前録画したウェビナーを画面共有する時間
・質問に答える時間の2つになります。

質問は回答時間で全て答えるのは難しいです。そのため、ウェビナーを放映している最中にスピーカーが質問に着手できる環境をつくることが理想的です。

使うツールを用意する

当日は以下のツールを使用しました。

Slack…運営チームのやり取り
miro…質疑応答の整理
チャット…ZOOMに入れない人へとのやり取り

特にmiro はリアルタイムで共同編集ができるため、とても便利です。

運営チームをそれぞれの役割に分ける

以下のような役割に分けます。

・スピーカー…ウェビナーで実際に話す
・質問対応者…ウェビナー内で出た質問を裏で整理する
・外部サポート…ZOOMに入れない方や欠席連絡等の対応
・タイムキーパー…タイムテーブル通りに進んでいるかどうかを確認する

これらの役割は1人が複数持っても大丈夫です。
例えば、スピーカーは質問対応者としてもアサインをできます。事前録画をしていれば、スピーカーも運営側に回れます。スピーカーは、イベントの内容について詳しく知っています。そんなスピーカーが参加者との交流を全て受け持ってしまうとスピーカーと他の運営チームとの意思疎通ができなくなってしまいます。スピーカーが思い描いていた内容や進行とそのスピーカーを支える他のメンバーとの意識がずれていたという話はよくあります。上手くアサインをして、スムーズなコミュニケーションを目指しましょう。

回答方法のジャッジの定義づけをする

質問の回答方法は、①ZOOMのQ&Aチャットから個別回答②ウェビナー 後の回答時間に全体回答の2通り設けていました。②でスピーカーが質問回答時間に実際にリアルタイムで回答する前に、質問をこの①と②のどちらにするかをジャッジしなければいけません。基準を予め設定し、ウェビナーに臨みましょう。

前回のウェビナーでは、このように実際にmiro を使っている様子をリアルタイムで画面共有しました。

誰がどこにいるのかまで分かる

また、質問対応者はさらに以下のように分けました。
・miro のカードに質問を打ち込む人
・miro で質問をカテゴライズし、カードを動かす人
・ZOOMのQ&Aで個別回答をする人

ここでのポイントは、miro のカードに書く人と、カテゴライズをする人を分けることです。弊社は自粛期間の前、よくクライアント先でポストイットを使っていました。その際、書く人とカテゴライズする人を分けることが大半でした。カテゴライズは母体数が大きいほど難しいため、集中して取り組まなければなりません
参加者が多く質問がたくさん来ると見込まれる際は、カテゴライズ専用の役割を設けましょう。

また、miro は後のフォローアップにも役立ちます。(これについては次回書きます)

誰でも動画を放映できる状態にしておきましょう

これはアトラシアンさんからのアドバイスだったのですが、当日動画を画面共有しない人もローカルに動画データを予めダウンロードしておくことをお勧めします。もし、画面共有する人ができなくなってしまった時のためです。万が一に備え、誰でも動画を流せる状態にしておきましょう。

以下が、イベント当日に放映した動画です。

前半が弊社、後半がアトラシアン社のセッションです

あれ?質問がない!


イベント中に質問がなかなか出てこない。
そんな時はダミー作戦です。
運営から1人だけ、参加者側に登録します。その人に質問者のトップバッターになってもらいましょう。
イベントがどのように見えているかを確認できることで、安心してイベントを開催することができます。

次回は、イベント後のフォローアップについて書きます。

Have a fantastic day!