操作マニュアルや設計書をまだファイルで管理していますか? – Atlassian Confluenceでドキュメントを統合管理しませんか?

プロセスコンサルタントのYoshiyaです

現在アトラシアンのConfluenceとJira導入を進めているクライアントへの報告は全てConfluenceとJiraのにて行っています。マニュアルの提供もConfluenceで行っております。マニュアルがアップデートされたときは、Confluenceのページ上で指定したユーザに更新通知が自動でされ常に新しいマニュアルを提供する仕組みで運用しております。今後は業務部門の作業マニュアルや設計書も順次Confluenceに移行していくことになります。

あなたの職場では、社内マニュアルや設計書のフォーマットは整理されていますでしょうか?また関係者へのマニュアルや設計書の通知はどのようにされていますでしょうか?社内のマニュアルや設計書の管理ポイントを以下3つ用意しました。

1.フォーマットを揃える

保存するファイルが様々なファイル形式で保存されいるとマニュアルではユーザの見え方がフォーマット単位で変化し内容を理解しにくくなります。

社内の情報を見やすくするためにはフォーマットを揃えるか、ツールを入れてそこに書き込んでもらうようになります。Confluenceを活用している企業では、全ての社内ドキュメントをConfluenceに書き込みを行い、社内のナレッジマネジメントを行っています。極力同じ仕組みをみんなで利用することで、ツール上での検索等メリットが後からついてきます。

2.情報参照するためのアクションが少ないこと

次に、情報を参照するためのアクションが少ないことについてですが、参照したいファイルに到達してそこからドキュメントを”開く”作業を行っていませんでしょうか?

この作業を日に何回、月に何百回、年で何千回と行っているのではないでしょうか?このファイルを開く作業は直接価値を生み出す作業ではないためできるだけ削減したい作業時間です。

Confluenceで管理する場合都度ファイル自体を開く作業を行う必要がありません。必要な情報にアクセスしたいときそのページにアクセスすることで内容を直ぐに確認できます。Confluenceの参照したいページをお気に入りに登録することでも目的の情報に速やかにアクセスできます。

3.更新時の連絡が簡単

実は、この3つ目のポイントが運用では地味に重要です。

マニュアルや設計書は誰かが更新してることがあります。この更新情報を関係者が知らずにそのまま使い運用上トラブルに繋がったりします。過去私はERPの導入を行っていた時にマニュアル更新が異常に多く発生し連絡が管理できない状態となったこともありました。更新した情報をシステマチックに連絡できるのはWikiツールのようなドキュメント整理ツールではないと難しいです。

Confluenceの場合は、更新時に利用者にメンション(通知)ができます。Confluenceのマニュアルのページに関係する利用者のグループをウオッチする設定しておけば通知がされます。

例えば、ERPのモジュールや権限グループを管理していれば、そのグループに向かって通知がされます。

通知等の自動化を考えるとドキュメント管理ツールが必要となってきます。

G2 Grid for Enterprise Wiki

https://www.g2.com/categories/enterprise-wiki#grid

G2と言われるSoftwareをユーザが評価するサイトがあります。製品グループ単位で評価され評価の高い製品はリーダー製品として表現されます。

Atlassian Confluenceはエンタープライズwikiという企業でのドキュメント管理やナレッジマネジメントツールとしては高い評価を得ています。理想的には、Confluenceでドキュメント管理を行い、Jiraでタスク管理を行うことです。この製品は連携できるので議事録等のドキュメントと実行タスクを一緒に管理することができます。

現在、リモートワーク環境を考慮しドキュメント管理ツールを導入する企業は増えています。リモートワークに移行する前から本来であれば必要だった機能だったかもしれませんが、リモートワークに移行することで関係者の動きがわかり難くなったりPC上の作業で全てが完結する動きを省力化する必要が出てきています。

弊社では、このようなドキュメント管理やタスク管理に繋がる部分の改善を支援しております

弊社は導入支援だけでなく、トレーニングをセットにしたプランを準備しております。

ドキュメント管理やタスク管理についてのご相談は以下ページからお問合せください。