タスク管理だけでなく、達成/実現すること(epic)を管理する

プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

リモートワークを導入する企業が増えました。

社内やチームの作業状況をリモートでも分かりやすくするためにタスク管理ツール(Task management system/Ticket management system)の導入を検討する企業が増えています。

タスク管理ツールは導入により作業の見える化は行えるのですが、運用において1つ注意点があります。

epic(達成すること)を管理する

世の中的にはタスクを管理するという言葉の通り、タスク自体を管理することに視点が行ってしまいます。しかし、業務で管理することはタスクだけではなく、そのタスクの目的や目標となるepicと言われる(実現する機能群/サービス/達成すること)を前提に管理する必要があり、その達成することに対してどのようなタスクがあるのかをチームや個人で書き出して作業を進める必要があります。

以下の図にあるように、

initiative→epic→task→subtask

とタスクに紐づくepicやinitiativeを常に意識する必要があります。

議事録等に書かれる実行タスクは殆どのケースにおいて、epic(達成すること)の表現を正確に行わずに手段としてのtaskを実行することが多いと思います。

例えば会議で製品比較というタスクが切られたとします。

その製品比較の目的や達成することが本来的にはepicなのですが、それを明確にせずタスクを実行しようとするとタスクを実行した結果が期待するものと違うものになります。

この場合の製品比較の目的は何でしょうか?

キャンペーンの価格設定のためなのでしょうか?

部内やチーム内では暗黙知で分かっているだろうとepicの目的部分を明確にしないと正確な作業ができず無駄な工数を使ってしまいます。

資料が出来上がってきて、的外れな情報を準備しないようにするためにもepicの設定が重要です。

本来マネジメント層が管理したいことはepic

xxさんと調整して日程を決める

これはタスクです。

このタスクレベルを管理しなければいけないチームや組織の事情もあるとは思いますが、本来的にはマネジメント層は実現したいこと(epic)をいくつも管理しそのバランスを調整することが本来のマネジメント業務と考えます。

弊社では、タスク管理ツールとしてJira/Confluence を導入するだけでなく管理者の作業が明確になるようepicマネジメントがスムーズになるような支援を行っております。

現在タスク管理ツールを導入していない企業や部署では、リモートでトレーニングも実施し定期的なフォローアップを行い定着を推進します。

現在無料トライアルも実施しておりますのでお気軽にお問い合わせください。