withコロナ時代:オンライン対応のビジネスワークフロー②

プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

先日オンライン対応ののビジネスワークフロー①を投稿しました。以下はそのイメージ図です。

各ツールが連携して情報をプールまたはキープしながら製品開発に繋げていくイメージです。

弊社はアトラシアン製品の導入コンサルティングを行っていますが、製品だけの導入だけでなく以下のことも行っています。

  • 情報連携支援(Chatops)
  • タスク化する前の情報整理の支援(ツール活用)
  • 情報の整理・見える化の定着化支援(運用改善)

今日はこの3つについてです。

情報連携支援(Chatops)

情報連携支援とはConfluence/JiraでのアクションをSlackやTeams等に連携をします。場合によっては、不要なチャットやメール通知は削除します。今どのツールも通知を非常に使います。この通知は多すぎても集中力が低下することにつながります。重要なポイントについて通知されるようにすることと、活動として状況の確認をオンラインやFacetoFaceで行うことを併用し情報連携を円滑にします。活動したことをどう伝えるか、どう共有するかを検討し改善を行います。

タスク化する前の情報整理の支援(ツール活用)

タスク化する前の作業フェーズの改善を行います。タスク化する前の活動は重要です。多くは会議での決定事項がタスク化されるケースとしては多いですが、それ以外でもチャットツールやビデオ会議でのやり取りなどで情報を交換しています。テキスト・口頭・ワークショップ(会議等)についてのアドバイスを行います。具体的なアドバイスとしては、テキスト・口頭・ワークショップでのツール選定や使い方や情報プール化について定義します。個社単位で環境が違うためその企業にあった方法を模索します。*Slack・ZOOM・Miro・MS Teams・MS whiteboard等のツールの活用等をアドバイスします。

情報の整理・見える化の定着化支援(運用改善)

情報が整理ができると情報がきれいに見えてきます。この整理された状態をキープする必要があります。この情報の鮮度を保つために、毎日朝にスタンドアップミーティングというショートミーティングを導入します。このショートミーティングを毎日実行します。また、1週間または2週間に1回くらいのペースで”振り返り(Retrospective)”といわれる活動を定期的に組み込むことで運用上の問題点を棚卸します。この活動を定期的にフォローすることで運用の定着化を支援します。

ツールを導入することで一旦は落ち着くのですが、ツールは導入してからが重要です。せっかく高機能なツールをいくつも利用しているのでしたら正しく利用しその機能を引き出す必要があります。

弊社のAtlassian サポート&トレーニングは、御社のタスク管理やマネジメントの不安点を改善することができます。様々なケースが想定されると思いますのでご相談ください。