ツール導入・定着化における3つのポイント

こんにちは!Cloud Engineer のGenです。

いよいよ業務システムの刷新が求められていく中、
ツールの導入担当者は悩みがいっぱいありますよね。

「社内で新しいシステムを入れたけど定着しない、なかなか普及しない…どうしたらみんな使ってくれるんだろう?もっと新しい働き方にしていきたいのに。。」

導入だけでは、うまくいきません。
ツールは人ありきのものであり、人に使ってもらわなくては意味がありません。

どうやったら使ってもらえるのでしょうか?

今回はツール導入における定着化のポイントをお伝えしていきます。


目次 / ラインナップ

  1. 管理主体や導入ビジョンは明確に
    ・導入することでどういう状態にしたいか共有できていますか?
    ・「ツールリーダー」を立てましょう
    ・問い合わせ先の明確化
    ・今の時代「メール」での社内問い合わせは遅い&非効率
  2. アクセシビリティ
    ・アクセスしづらいと使わなくなっていく
    ・類似した製品を並列して持つのはナンセンス
  3. 普段の業務におけるシーンの一部に
    ・いまメモはどこに書いてますか?ファイルはどうやって共有していますか?
    ・そもそも、導入推進者自身は活用していますか?

管理主体や導入ビジョンは明確に

導入することでどういう状態にしたいか共有できていますか?

ツールを社内全体に普及させようとしている場合、今抱え当ている組織課題やどういう働き方に変えていきたいのかといったビジョンや目標を共有しましょう。

いきなり「このツールを使います。こういう風に使います。」というように導入を始めていってしまうと、ユーザーたちはなかなかついてきません。普及させるためには、まず長期的な目標を共有して「共感」してもらうことが大切です。

「ツールリーダー」を立てましょう

ツールのことを深く理解している「ツールリーダー」が各チームや部署にいると、推進力が高まります。ツールの管理・活用方法を検討する際に、具体的な現場の業務に落とし込む必要が出てきます。そこで各チームのツールリーダーが導入推進者と現場のユーザーとの間に立つことで、導入製品のコンセプト(設計思想)と業務内容のギャップを埋める役目を果たすのです。

ちなみに弊社では、アトラシアン製品導入の際にツールリーダーである「Jira(Atlassian)champion」の育成を重点に置いてトレーニングを行っています。

問い合わせ先の明確化

ツールの使い始めは、わからないことがたくさん出てきます。その際に問い合わせ先が明確になっていないと、誰に聞けばよいかわからず、そのまま放置⇨段々と利用しなくなり、やがてアカウントのアクティブ履歴が古くなっていく…そんなことにはなってほしくないですよね。

分からないことがあったら、どこに問い合わせればよいのかあるいは誰に聞けばよいのかを明確にしておきましょう。

さらに、社内で使っているツールは一つだけではないはずです。つまり、問い合わせ先(担当者)も製品別で異なっていくので、問い合わせ窓口の統合しましょう。製品別でどこに問い合わせすればよいのかをまとめたページを立てるとよいでしょう。各チームにツールの概要や問い合わせ先などを把握している「リーダー」がいるとよりスムーズになるでしょう。

今の時代「メール」での社内問い合わせは遅い&非効率

ツールに関する社内問い合わせはどのように行っていますか?メールだと、やり取りが重くなりがちです。また、やり取りが基本的にクローズなコミュニケーションになり、第三者が過去のやり取りを参照できません。過去に同様な質問がなかったかを参照できないと、同じ問い合わせが発生することになってしまいます。これは、ツール管理者としては負担になります。

Slackなどのチャットツールを活用することでやり取りのスピードを上げましょう。やり取りを「オープン」にすることで他のユーザーがわからないことがあったら、問い合わせをする前に過去のやり取りから探すことができるようになります。しっかり問い合わせ内容の優先度付け(トリアージ)や追跡をしたければ、Jira Service Desk 等のヘルプデスクツールとConfluenceで過去の問い合わせからのナレッジを記事にして参照できるようにするというような活用をするのがベストでしょう。

アクセシビリティ

アクセスしづらいと使わなくなっていく

よくありがちなのは、社内ネットワーク内にツールを置いてしまい、VPNをつながないと利用できないケース。これだとVPNの調子に依存してしまいますし、アクセスが面倒になりユーザーが離れてしまいます。気軽にアクセスできることがツールの定着化につながっていきます。

何か資料を作る際に、WordやPowerPoint, GoogleドキュメントやGoogleスライドのいずれかを真っ先に開きますよね。選択基準としては、同僚や上司が使っているからということもありますが、根本的に「すぐ開ける」という点が大きな理由といえるのではないでしょうか。

気軽にどこでも開けて作業を開始できる環境であることが定着化における決め手ですね。

類似した製品を並列して持つのはナンセンス

チケット管理、課題管理のツールを複数使っていると、どこに起票すればよいか迷ってしまいます。起票先がユーザーによって異なってしまうと情報も分散されてしまい、情報共有がうまくいかなくなってしまいます。

例えばこんなシーン

A:Bさん、○○の件ってチケット切った?
B:~(別のチケット管理ツール)で切りました!
A:あーそっちに切ってたのね、どうりでBさんのチケット全然なかったわけだ

⇨もうこれ、「情報のサイロ化」です。

管理ツールはセントラル(一本化)にすることでパフォーマンスを発揮します。各チームでお気に入りのツールを使い始めてしまいがちですが、組織として活動を可視化したければトップダウンでツールをまとめましょう。

普段の業務におけるシーンの一部に

つい最近、ドラマ「半沢直樹」のワンシーンでJiraの画面が映っていたらしいのですが(見たかった…)、普段の職場での風景の一部になじんでいくこともツール定着化において大切なことです。

いまメモはどこに書いてますか?ファイルはどうやって共有していますか?

ミーティング中などで、メモをその場でぱぱっと書いておきたいと思うかと思います。この時、どこに書いていますか?

「テキストドキュメント(メモ帳)」に書いていますか?
それとも「チャットツールのスレッド」でしょうか?

また、ほかのメンバーとファイルを共有する際どのようにして共有していますか?
メール添付で送ったりしていませんか?

普段何気ないところでツールを使うチャンスは多くあります。こういったところから活用していかないと、ツールは中途半端な情報量のまま孤立します。

そもそも、導入推進者自身は活用していますか?

例えば「プロジェクト管理ツール」の導入をしている場合、実際のツール導入における作業や問い合わせの管理でそのツールを活用していますか?実際に使って見せていくことでユーザーたちが実感できます。

アトラシアンの5つの価値観の一つにこういうものがあります。

“Be the change you seek”(自分自身が変化の原動力になる)

ぜひ、自身でも実践していってくださいね!

まとめ

「ツールが変えてくれる、解決してくれる」というのは幻想です。ユーザーをどうやって日常的に使うよう巻き込んでいくかが重要なポイントになります。

今日はこんなかんじで!

それでは!