コミュニケーションの質をアップデート!

こんにちは!Cloud Engineer のGenです。

10月開催のウェビナーまであと32日となりました!

今回からウェビナーの内容をちょっとずつご紹介していきたいと思います!

今回のトピックは「コミュニケーション」 です。プロジェクト管理における情報連携についてお話していきます。


目次 / ラインナップ

  1. プロジェクト運用の中でどれくらいのツールを使っていますか?
  2. 一日の作業の中で、何に時間を使っていますか?
  3. ツールをうまく活用することで情報共有にかける時間を最小限に

プロジェクト運用の中でどれくらいのツールを使っていますか?

ツールをたくさん持つと、データの二重管理に陥る可能性が!?

便利なツールはたくさんあり、チームごとで使用するツールが異なっていることもしばしば…複数のチームと関わる部署やチームにとっては、様々なツールを使って仕事をすることになりがちです。そこで何が発生するか…?

それは、ツール間での「転記作業」です。

そうなると、作業の効率化どころかデジタル化された中で非効率な作業で全然楽にならず、「もう何のためにツールを使っているのやら…」なんてことになってしまいます。

あるいは、メンバー内で入力先のツールが分散してしまうという事態に陥る可能性もあります。個別でツールを使い始めてしまったりと、人によって使うツールがバラバラになると、同じツールをチームで使っていても、人によって情報量が変わってしまいます。結局、ツール間で情報を探すことになり、時間の無駄ができてしまいます。

情報を一つの場所に集めていくこと、転記をなくしていくことが重要です。

部署ごとで使うツールがバラバラだと「ファイル」での情報共有が発生

部署で使うツールが異なると部署間での情報のやり取りが「ファイル」で行われます。

それがどうした?と思うかもしれませんが、このファイル共有というやり方にも無駄が発生するのです。

理由としては、ファイル共有に「ファイルのバージョン管理」や「更新作業」が発生するからです。ファイルを更新した際に共有漏れがあると、手戻りが起きる可能性があります。意思決定をする人もどのデータを参照すればよいかわからず、最新のデータを探す・担当者に聞くといった時間が発生してしまいます。

ファイルにするということは置き場所も管理が必要になります。ファイルの置き場所のツリーが多層化してしまったり、人によってディレクトリの構成方法がバラバラになると探すのが大変です。特にPMOは、各部署やプロジェクトのファイルと取りまとめたりするのでデータの管理でいっぱいいっぱいになってしまいます。

情報共有を高速化させるポイントは「ファイル」で共有せず、最新の情報を真ん中に置いておくことです。

ツールの管理は誰がやっていますか?

チームごとでツールを持っていると、チームの活動を管理をする人がツールの管理をしてしまう傾向があります。

マネージャーがツールの管理やメンテナンスで時間を取ってしまっているのはあまりよくないです。マネージャーが管理をするのはツールではなく「チーム(人)」だからです。

さらに、ツールを各チーム自由に使ってしまうとIT部門での管理・把握が困難になり、セキュリティー対策が複雑化してしまいます。

ツールの管理主体を集約させて、各リーダーやマネージャーはツールではなくプロジェクトを管理することに集中できる環境を作りましょう。そのためにも、ツールをそろえることが重要です。

一日の作業の中で、何に時間を使っていますか?

多くの時間を「情報共有」にかけてしまっている

管理者やリーダーほど報告書や書類の作成に追われてしまうケースが多いです。やはり、多くの人はこの情報共有に苦労しています。日本企業の動きが遅いといわれがちなのは、特に日本では、この「情報共有」自体に作業時間や思考、神経を使ってしまっているからなのではないかなと思います。

先ほどもお話ししましたが、ソース(情報元)は1つにするということが重要です。このことを「SSOT(Single Source of Truth: 信頼できる唯一の情報源)」といわれたりします。
情報を真ん中において関係者は誰でもいつでも参照できる状態にすることで、情報の重複管理をなくします。共有するためにファイルや資料を作成するのは時間もったいないです。

更新作業は1つのソースのみにする。そうすることで、どれが正しい(最新の)データか迷うことがなくなり、結果、意思決定の高速化につながっていくわけです。

「価値」につながる活動を増やしていこう

報告作業で会社は成長しません。成長させていくためには、思考し、工夫して、実行していかなくてはなりません。

報告作業の手間を最小限にして、思考・実行する時間を増やしましょう。

ツールをうまく活用することで情報共有にかける時間を最小限に

新しいツールを導入すれば良いというわけでもない

誤解してはならないのは、ツール(システム)が何とかしてくれるわけではない、ということです。情報共有にかける時間を最小限にしていくためには、

  • できるだけ利用する製品はそろえる
  • 異なる機能を持つ製品間でも連携させる
  • 活動やプロセスも標準化させて可視化する

ということが重要です。つまり、ツールの活用に合わせて「活動のデザイン」をする必要があるということです。

活動のデザイン(設計)とツールの活用で生産性は上がる

活動のデザインといっても特殊なことではありません。設計する活動一つ一つは、「集中タイムを作る」「週初めの計画と週末の振り返りをそろえて行う」など一見地味です。なので、あまりダイナミックなものじゃなくていまいちピンと来ないかもしれませんが、こういったものの積み重ねです。

必要なことは、「特別な手法」とかではなく、活動の全体最適化・習慣化・継続的改善が大切なのです。これは、長期戦です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回は、ウェビナーでもお話しするプロジェクト運用の改善ポイントについて「コミュニケーション」というトピックでお話ししました。ウェビナーでは、ツールの紹介も含めて実際どのように運用するのか説明していく予定です!

ぜひご参加ください!

今日はこんなかんじで!

それでは!