単純なツールの導入ではなく、自然に作業ができる”環境”にする 2

こんにちは、プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

前回のブログで社内の業務を改善する上での3つの改善するエリアについて以下提示しました。

1つ目 物理的なワークフローやツール類の改善
2つ目 社内のルール(ツールの運用を含む)や慣習(暗黙のルール)の改善
3つ目 チームや組織の物事の決め方や進め方の改善(エンタープライズアジャイルフレームワークやワークフローのフォーマットなどの導入など)

前回は1つ目の物理的なワークフローやツール類の改善についてを中心に話を進めました。全社で毎日行う処理は1つ2つのステップが無くなるだけでストレスが軽減できます。単純に作業工数だけでなく手間によるストレス軽減も改善による効果です。

今回は、2つ目の 社内のルール(ツールの運用を含む)や慣習(暗黙のルール)の改善 についてです。

社内には謎の暗黙のルール(昔からやっている事・手続き)や非効率な活動が横行しています。

例えば以前のblogにも書きましたが、1つの例として会議招集のプロセス等は会社の考え方や改善が行き届いてるか等が見える部分です。他にも削減できそうなルールや手順はあるでしょう。

会議自体の効率化をする企業はありますが、会議招集の効率化を進めている会社はあまり拝見したことがありません。

この会議招集の部分は工数削減やスピードを上げることができる部分の1つです。

ただ、この会議招集 会社によってやり方が様々です。

かなりその会社の暗黙のルールによって招集されています。

例えば、スケジュールツール等で招集する前に一度電話をしないといけないとか

場合によっては、面と向かって話をしないと会議の日を設定できない会社もあります。

お互い非効率と感じていても自分たちだけで楽になる方法を選択できないため仕方なく今までの方法を採用しているたけなのです。

その一方で効率的なプロセスを採用している会社では、招集できる時間を設定して事前のコミュニケーション無しで会議招集できる会社もあります。

さらに会社によっては、プロジェクトやタスクフォースが立ち上がると必ず専用スペースが割り当てられるため、その場所に必ず朝10時にみんなで集まるなどのルールで会議を代用するような会社もあります。

ITシステムやファシリティー(会議室等)のツールは社内のルールを変更すると快適な作業環境となります。

今社内のプロセスが”重い”なと感じる方は楽になる運用やルールをチームで考えて実行してみることをお勧めします。

少しの改善でストレスが軽減されることもあります。

なかなか業務の進め方やルールをディスカッションすることは無いと思いますが、数か月に1回は業務の振り返りとして今の作業の仕方について議論してみるのはどうでしょうか?

業務改善い関わるツール導入等についてご興味がある場合は、弊社サイトの問合せリンクからお問合せください。

よろしくお願いいたします。

Atlassian Marketplaceでアトラシアン製品をカスタマイズしよう

こんにちは!

Team DesignerのGenです。

今回はJIRAやConfluenceなどのアトラシアン製品をカスタマイズするアプリケーションが販売されているAtlassian Marketplace(アトラシアンマーケットプレイス)についてご紹介します!

Atlassian Marketplaceとは?

Atlassian製品のカスタマイズが可能なアプリケーションが売られているサイトです。Apple製品でいうApple Storeのようなものですね。

約4,000もののアプリケーション!

GoogleアプリやMicrosoft Officeなど皆さんが普段使っているツールをアトラシアン製品と連携させることができるアプリが沢山あります。その数なんと約4,000!

チャットツールからそのままJIRAチケットが作成できるものや、自動化させるもの、Confluenceで作図ができるものなど様々です。

アプリは基本的に有料(月額)ですが、無料のものもたくさんあります!

アトラシアン製品を自分たちの使っているツールと連携させて、活用可能性を広げてみてはいかがでしょうか?

今日はこんなかんじで!

それでは!

Agility

agility (アジリティー) と聞いて何を思い浮かべるか。

アルクの英辞郎 on the WEB (英和辞典) でagilityを調べると、

1[動作]の機敏性、敏しょう性◆形agile

2アジリティ(競技)◆犬に障害物を越えさせ、そのスピードと正確さを競う競技

英辞郎 on the WEB – 英和辞典・和英辞典

また、agilityに関して以下のような例文が出てくる。

enhance business agility

improve business agility

increase business agility

これらの和訳はすべて

企業[ビジネス]の機敏性を高める[向上させる]

と書かれている。

アジリティーと聞くとスポーツ(特にサッカー)のイメージだが、アジャイルになると開発の色が濃くなる。でも、機敏性を向上させることはきっとどの組織や団体にも必要なことである。企業だけでなく、学校のグループワークでも部活動でもアジリティーは大切になる。

アジリティーを高めたい方はこちら

いろいろある!大規模アジャイルフレームワーク

こんにちは!

Team DesignerのGenです。

今回は、組織全体でアジャイルを実践していく上でのフレームワークや実践をざっくりとご紹介したいと思います!

SAFe

SAFeとは、組織運営からビジネスサイド、そして開発チームまでそれぞれの層を統合させた実践的なフレームワークです。近年海外の大企業では導入が進んでおり、今後日本でも普及してくると思われます。

Spotify

あの、音楽ストリーミングサービスの「Spotify」です。

実は、独特な組織体制で製品開発がされています。独自の組織体制であることから「Spotify」がフレームワークとして呼ばれています。

分隊(Squads)、部隊(Tribe)、支部(Chapter)、ギルド(Guild)、というそれぞれの役割を持った構成組織で成り立っており、チームの自己組織化と組織内でのコラボレーション両方を追求することができるマトリクス型のような組織であるとされています。

大規模アジャイルフレームワークとしてご紹介しましたが、実際はアジャイルフレームワークではありません。これはSpotifyの文化であり、その実践をしているにすぎないです。TDD(テスト駆動開発)やカンバンでのWIP制限、レトロスペクティブなどのアジャイル実践は必ずしもやってるわけではないそうですよ。 まぁこれは一つの組織体制の例くらいでとらえたほうがよさそうですね。

LeSS

LeSS (Large-Scale Scrum)は、大規模なスクラムを行うためのフレームワークです。

大規模とはいえ、スクラムであることには変わりありません。製品、プロダクトバックログは一つ。プロダクトオーナーも一人です。(スクラムマスターは複数可)スプリントの期間は固定・一定で、全てのチームは同時に進みます。

2~8チームで使うもの(LeSS)と、8チーム以上の規模で用いられるフレームワーク(LeSS Huge)の2種類があります。

LeSSは、原則(Principles)を核として、最小限のルール(Rules, Frameworks)があり、ルールを実践するためのガイド(Guides)、そして様々な状況において実験(Experiments)をします。

10の原則があります。

Scrum@Scale

スクラムが大規模にスケールしても、複数のスクラムチームがうまく連動できるようにする仕掛け・体制です。

例えば、

・デイリースクラム(スタンドアップミーティング)をスケールして、スクラムチーム間での情報共有として「スクラムオブスクラム(SoS)」を行い、そこにスクラムオブスクラムマスター(SoSM)を配置

・各スクラムチームでのプロダクトオーナーの上にチーフプロダクトオーナー、さらにその上にチーフチーフプロダクトオーナを配置し、組織としてのプロダクト価値を最大化する

・組織内でのスクラムチームの品質をつかさどる「エグゼクティブアクションチーム(EAT)」 がチームで解決できない障害(予算・スコープなど)を除去する

DAD

DADとは,様々なアジャイルの実践から編み出された複数のアジャイルフレームワークを組み合わせたものです。

さて、いかがでしたでしょうか?

アジャイルを組織的に行うようにためのフレームワーク、なかなか難しいですね。。かなり広範囲に及ぶフレームワークであり、抽象的なことから具体的なケースに落とし込むことがなかなかできないかと思います。結局は実験と改善を繰り返して、自分たちの正解を見つけていかなくてはならないのです。

今日はこんな感じで!

それでは!

単純なツールの導入ではなく、自然に作業ができる”環境”にする 1

こんにちは、プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

最近は特に工数削減を意識したツール導入が進んでいると思います。レポートなどの自動化等改善方法はいろいろありますが、工数の改善はツールだけでなくルールやモノの決め方によっても大きく削減できることがあります。

私は、企業内で工数改善を進めていく上で大きく3つの改善すべきものがあると考えています。

1つ目 物理的なワークフローやツール類の改善

2つ目 社内のルール(ツールの運用を含む)や慣習(暗黙のルール)の改善

3つ目 チームや組織の物事の決め方や進め方の改善(エンタープライズアジャイルフレームワークやワークフローのフォーマットなどの導入など)

今回は、 1つ目 物理的なワークフローやツール類の改善 についてです。

1つ目の改善の物理的なワークフローやツール類の変更によりショートカットできるプロセスを削減して結果的に工数を削減するものとして

例えば、ファイルサーバへ保管している場合

現状、①ファイルを作成→②ファイルに記入→③ファイルサーバへ保存→④保管先を連絡するメールを書く→⑤メールでメンバーへ通知→⑥メンバーはリンクを開く→⑦ファイルの中身を見る

というプロセスがあるとします。

このプロセスをConfluence等の情報共有ツールで共有する場合、

①Confluenceにログイン→②記事を作成→③関連するメンバーにメンションすることで通知を発信する→④メンバーはConfluenceへアクセス→⑤Confluence上で内容を確認する

情報を共有する目的は同じでも、全体のプロセスから1-2つのステップが削減できます。

この1つ例だけだと大したことが無さそうですが、これが全社員が毎日朝から晩まで実行されていると、ファイルの保存・通知などのプロセスが面倒になりコミュケーションミスの原因となってしまいます。

プロジェクトやタスクフォースのステータス共有を毎週指定のフォーマットで報告書などを使って報告する場合はもっと複雑で大変です。

Confluence 上にJIRAのステータスを表現することができるため、ステータスの報告に社内の工数を”無駄”に使うことが不要となります。社内の工数は効率的に利用し、もっと顧客のために時間を割くべきだと考えます。

また面倒なことをずっと行っていると業務に対してストレスを感じることもあります。

業務の正確性や不正を避けるためにも業務手順は重要ですが、手順を意識せずに仕組みの中に組み込まれて自然と仕事が進む環境を構築する必要があると考えています。

さらに、その作業が周りから見えていることが重要なポイントでもあると考えます。次に何をやるべきかが判断しやすい環境にすることが業務スピードを上げるポイントになるかと思います。*昨今経理部門などでの不正などが多くありますが、私は経理部門の処理について、システムにログインせずとも社員のシステムのタイムラインや大型ディスプレーで処理の件名くらいは見せても良いとも思っています。

今回は、以下についてまとめます。

1つ目の 物理的なワークフローやツール類の改善として以下の部分をポイントとすると自然なプロセスから業務スピードが上がってきます。

  • 自然な業務フローへ ‐自然に情報が共有できる仕組みを採用し、自然に作業ができる”環境”にする(数ステップの作業の削減)
  • 見える化により次のアクションに対して準備された状態にする ‐ 周囲に公開され共有されることで誰かがアドバイスできる状態にする

1つ目については上記以外にもポイントはあると思いますが、私がお勧めするのは、”楽に作業し次の手が打てる状態”にすることです。

2つ目/3つ目のポイントについては来週またblogに書きたいと思います。

2つ目 社内のルール(ツールの運用を含む)や慣習(暗黙のルール)の改善

3つ目 チームや組織の物事の決め方や進め方の改善(エンタープライズアジャイルフレームワークやワークフローのフォーマットなどの導入など)

Confluenceについてご興味がある場合は、弊社サイトの問合せリンクからお問合せください。

よろしくお願いいたします。

組織を変えていくこと

自分たちの組織、或いはチームを巻き込んで変えていくことはとても難しいです。

特に人を動かすための仕掛けづくりはとても難しいです。

今どのような点が改善されているのか、或いはあとどれくらいで結果が出るのか等目に見えるまでに時間がかかるため、上層部へなかなか伝えることができないかと思います。改善活動をしているのからといって、すぐに変化は起きません。長期戦です。

長期的に変えていく際には、第三者からの客観的な目が必要です。

例えば、外部の企業さんとプロジェクトを開始するとき、連絡手段についての確認はしていますか?名刺に記載されているメールアドレス或いは電話番号で連絡をすることが多いとは思います。ですが場合によっては、プロジェクトでのやり取りならばチャットツールのほうが良いかもしれません。

何気ない普段の行動を見直す機会は、新たなアイデアが生まれるきっかけになると思います。

組織を活性化させませんか?

お問い合わせはこちら

https://innoov.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/5/group/19/create/105

エピック・イニシアチブを共有しよう


こんにちは!
Team DesignerのGenです。


YahooとLINEの経営統合が発表されましたね。世界に立ち向かうために、会社・ブランドを越えて力を合わせていくといったことなのでしょう。

SHOWROOM代表の前田裕二さんもTweetでこのようにいっています。

このまま日本の中で競争しているようでは世界で戦えないでしょう。協力する事でマーケットを拡大し、世界における大きなファンクションとなることが世界で戦っていく術となるのでしょう。

今後世界を視野に入れている企業は他でも統合していく動きが起こる可能性が高いと思っています。一方、統合して大きくなると組織として動きづらくなっていきます。情報の共有や意思決定からの実行、管理の統制などが難しくなるからです。

エピック・イニシアチブという概念があります。この概念は「エンタープライズアジャイル」、つまり、 大きくても素早く動ける会社になっていくための重要なキーワードとなっていきます。

エピックとは

アジャイルにおいて用いられる概念です。

アジャイルでは製品やサービスの開発において、お客様に届けたい価値の最小単位を簡潔な文章で表現します。たとえば、「ユーザーとして、オンラインで~を購入することができる。」などです。これをストーリーといいます。

エピックはこのストーリーを紡ぎ合わせて出来上がる大きな価値単位のことです。つまり、いくつかのストーリーに分割することができる価値単位です。

さらにエピックが組み合わさって出来上がるさらに大きな価値、あるいは目標(戦略)になっていくのがイニシアチブということになります。

これらを組織で共有することでそれぞれの部署、つまりそれぞれの立場での目標が立てることが容易になり、全員が同じ方向を向いて動くことができるようになるのです。

そうして、組織のアジリティ(機動力)が高まり、各自チーム・部署の出す成果をエピック・イニシアチブに向かわせることで、会社としての価値を最大化することができるようになります。

エピック・イニシアチブがしっかり立っていれば多少の変更事項が起きても問題なくすみやかに対応できるはずです。

これこそがエンタープライズ・アジャイルなのです。

世界で戦っていくためにも組織をアジャイルにしていきましょう。

今日はこんな感じで!
それでは!

ペアワークをすることで作業品質とスピードを得る

こんにちは、プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

弊社では業務のほとんどをまた2人または3人でのペアワークにて作業を進めます。

また利用するツールはGoogle Slide や Docs やアトラシアン製品のJIRA・Confluenceで作業を行っています。共同作業ができないツールは基本利用していません。

ペアワークをする理由としては、方向性の確認・ケアレスミスの防止・思考停止状態にならないように等いろいろな理由があります。

・方向性の違いを無くす→ 大きな手戻りの防止
・ 表現等のケアレスミスの防止 → 修正時間の削減
・ 思考停止状態の防止 → 無生産時間の削減

ペアワークの作業は全て時間に影響するのですが、手戻りやアウトプットをスタックする状況の解消をするだけでも大きな時間削減になります。また、時間を削減できるため品質向上のための作業に時間を割くことができます。

アジャイル開発だけでなく業務においてもペアワークの導入をお勧めしています。他にもスピードを上げる方法はありますが、ペアワークにおいては一緒に作業をするだけでスピードは確実にあがります。お互いにチェックをしながら進めるため大きなミスが無くなることが大きく寄与します。
*処理型タスクはペアワークに向いていない作業もあると思いますので、そのような作業はアウトソースやRPA等を検討しても良いかと思います。

新しいことを生む時、方向性の確認・表現のミス・思考停止状態等が複雑にからみアウトプットが出ない状態となりやすいです。
特に若いうちは経験不足や知識不足から形にするまでの時間と情報量の個人差が非常に大きいためアウトプットを出すためのサポートとしてペアワークを推奨します。*若いうちからいろいろな人と横断的に業務をやることで専門以外のことがわからない会社の単純な機能に陥ることを防止することができると考えます。

今全くペアワークを行っていない場合は、資料作成からペアワークを行うことを推奨します。一人で考えて資料を作ることでその人の能力が鍛えられるというのも悪くはないですが、時々一緒に作業をすることでお互いの考え方を確認しながら一緒にアプトプットしていくことで仕事に向かっていくことができるのではないかと思います。

弊社はエンタープライズアジャイルを志向しますが、仕組みだけでなく共同作業を通じて結果的にアジャイルになる活動への変化をサポートしています。

エンタープライズアジャイルにご興味がある場合は、SAFe等のイベント参加を推奨します。企業の新しいかたちの気づきになると思います。

みんなで意思決定をすること

意思決定は、仕事をする上でとても重要なことです。

そもそも意思決定についてを意識して仕事をしている人は少ないと思います。

一般的に、部やプロジェクトで分かれての会議が多いですが、時には役員クラスの人から新卒までが同じ場で同じ時で集まり、何かを決めることが必要です。

イベントのようで一見大掛かりで大変だと思う人もいると思いますが、これはヒエラルキーの解消にもつながります。

例えば、上層部が集まって会議をし、そこで決めたことを部下に話すとします。上層部は同じ場で会議をしたのでコンテクスト(会議での会話の背景)がなんとなくわかると思いますが、会議に出席していなかった人は細かいコンテクストまで把握することはできません。議事録を見返しても、そこには会議が進む上での前提となる事柄が載っていません。

そうなったときに、部下に伝わることは会議で共有した或いは決めたことのほんの一部です。さらには、上層部から情報を受け取った人が部下に同じ話をするとなったとき、同じように伝えることはもっと困難です。以前ITワークショップでもやりましたが、伝言ゲームで長い文章を伝えようとすると、必ずズレが生じます。特に、文字面だけでは頭に思い浮かばないようなことを伝えようとすると、人によってイメージの仕方が異なるためにより難しくなります。

そのため、経験が長い上層部と入りたての社員が同じ場で物事を決めるそのプロセスを一緒に体感する必要があります。このように、大規模で組織を変えていこうとするものがSAFe®️です。弊社もミートアップに積極的に参加しています。

アトラシアン製品であるJira AlignはJira Softwareの上位マネジメントツールでありSAFe準拠であるため、組み合わせて使うことができます。

アトラシアン製品のお問い合わせはこちら

https://innoov.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/5/group/19/create/105

Automation for Jiraを使ってみよう

こんにちは!

Team DesignerのGenです。

Jiraをご活用されているみなさん、「Automation for Jira」でJIRAを自動化してみませんか?

https://marketplace.atlassian.com/apps/1215670/automation-for-jira-cloud-lite?hosting=cloud&tab=overview

Automation for Jira Lite (無料版) でまずは無料で使ってみましょう!

Automation for Jiraとは?

Jira Softwareの自動化アプリです。Jiraでこれができれば…といった、手が届きそうで届かなかった機能を補ってくれるアドオンなのです。

たとえば…

・チケットを自動で複製したい

・自動的にチケットをトランジションさせたい

・自動的にコメントが入るようにしたい

などなど

JIRAの可能性をさらに広げます!

このアプリは有償なのですが、別で無料版として利用できます。

ただ、無料なので制限事項があります。

それは「自動化ルールを実行できるのは 一ヶ月に 300回まで」です。

それでもかなり使えると思います!

*サーバーとクラウドで利用が可能です

実はこのアプリをリリースしているCode Barrel社がつい最近アトラシアンによって買収されました。今後の展開が楽しみです!

今日はこんな感じで!

それでは!